Le Règlement Intérieur

Le présent règlement, adopté lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 23 avril 1994 qui a eu lieu dans la salle du camping municipal de VILLEFRANCHE DE ROUERGUE, a été modifié et actualisé suite aux décisions prises par vote lors de l'Assemblée Générale du 7 octobre 1995 tenue à ARGELES GAZOST (65) dans la salle du camping des "Trois Vallées", et celles votées en Assemblée Générale à SIGOULES-POMPORT (24) le 12 octobre 2002, à BIRON (24) le 22 septembre 2008, à BEYNAT (19) le 11 septembre 2010, à St ANTONIN NOBLE VAL (82) le 26 septembre 2015, au ROC ST ANDRÉ (56) le 2 septembre 2019 et à CAHORS (46) le 11 septembre 2021.

Conformément à l'article 16 des statuts, le présent règlement intérieur de L'ERIBA CLUB SUD OUEST a été élaboré en vue d'améliorer le fonctionnement du club, de fixer les règles éthiques d'un exercice de ses activités et de compléter les dispositions des statuts concernant la vie interne du club.

Les réceptions et invitations faites au club et réciproquement celles sollicitées par le club ne sont admises que sous réserve qu'elles aient pour tendance dominante le développement des activités culturelles ou de loisirs.

Chaque membre a la possibilité d'inviter, sous sa responsabilité, de façon ponctuelle et dans de sages limites, des parents ou amis possédant même un matériel d'une autre marque.

Article 4 : RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

4.1 : L'ordre du jour de l'Assemblée Générale doit comporter en plus des questions visées à l'article 14.4 des statuts, la mise au point du calendrier des réunions pour l'année à venir.

4.2 : Chaque Assemblée Générale fait l'objet d'un procès-verbal reproduit au registre des délibérations, et joint à ce procès-verbal la feuille de présence comportant la liste des adhérents, présentée à l'émargement des présents. Elle est signée par le président et le secrétaire.

4.3 : C'est l'Assemblée Générale qui décide du mode de scrutin qu'elle adopte pour les propositions qui lui sont faites, majorité absolue ou relative, en se conformant aux articles 13 et 14 des statuts.

5.1 : L'Assemblée Générale élit au scrutin secret le C.A. Tous les adhérents sont sollicités par convocation à l'Assemblée Générale à faire connaître leur candidature éventuelle en informant le secrétaire, avant la tenue de l'Assemblée et dans les délais précisés. Celui-ci diffuse la liste des candidats à tous les adhérents quinze jours avant le scrutin. Il confectionne les bulletins de vote.

5.2 : Pour être valide, un bulletin de vote ne doit pas comporter plus de noms que de postes à pourvoir; il peut en comporter moins.

6.1 : Pendant les opérations de vote, un isoloir est installé autant que faire se peut.

6.2 : À la demande d'au moins trois (3) membres votants présents, avant l'ouverture de séance, certains votes peuvent donner lieu à un émargement et un pointage sur une feuille établie à cet effet.

6.3 : Pour le dépouillement du vote, il est fait appel au moins à 2 scrutateurs qui désignent en leur sein un Président et un Secrétaire. Celui-ci établit un procès-verbal du vote.

7.1 : Les réunions du C.A. font l'objet de procès-verbaux reproduit au registre des délibérations et diffusé à l'ensemble des adhérents.

7.2 : Le C. A. choisit un bureau dans les conditions prévues à l'article 9 des statuts. Il choisit dans les mêmes conditions un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint.

7.3 : En cas de vacances au sein du bureau, le C.A. pourvoit au remplacement par, respectivement, le vice-président ou les adjoints. S'il y a lieu, il fait appel aux candidats ayant obtenu, lors du renouvellement du C.A. le plus grand nombre de voix. En cas de carence de ces procédures, le C.A procède par le mode qui lui paraît le plus approprié.

7.4 : La direction du club étant l'affaire de tous, il serait souhaitable que la Présidence tourne à chaque renouvellement du conseil d'administration.

8.1 : Les prestations des adhérents ou des dirigeants sont strictement bénévoles. Cela ne s'oppose pas au remboursement des frais engagés pour le compte du club, notamment par les membres du bureau. Des justificatifs précis doivent être joints aux demandes de remboursement, adressés au trésorier, sur bordereau spécial.

8.2 : En ce qui concerne les adhérents, ils ne peuvent bénéficier d'un remboursement de frais que dans le cas où, par force majeure, ils auraient dû engager des dépenses pour le compte du club.

9.1 : L'organisation des rencontres est réalisée grâce à des avances de trésorerie consenties par le club à l'organisateur. Chaque organisateur doit gérer son rassemblement en faisant payer, avec l'aide du bureau, à ceux qui assistent à la rencontre leur quote-part des dépenses engagées durant celle-ci. En tout état de cause, les avances de trésorerie consenties par le Club doivent être intégralement reversées dans la caisse du Club, par l'organisateur, à l'appui de sa reddition de comptes en fin de rencontre.

9.2 : L'organisateur fait appel, auprès de ceux qui assistent à la rencontre, à une cotisation forfaitaire pour subvenir aux frais durant le déroulement de celle-ci. Cette cotisation est limitée à un maximum de 4 Euros par équipage (2 Euros pour personne seule). Elle est révisable à chaque assemblée générale.

9.3 : Le coût d'une réunion doit être contenu pour chaque équipage dans des limites raisonnables

9.4 : Sur présentation des comptes de la rencontre, une indemnité forfaitaire est attribuée à l'organisateur. Son montant, ayant pour unité la semaine d'organisation, est fixée lors du C.A. qui suit chaque A.G.

10.1 : Le trésorier couche sur un livre journal, au jour le jour, les recettes et les dépenses du club, en les ventilant suivant leur affectation. Les mouvements de fonds liés à l'organisation d'une rencontre font l'objet d'un suivi dans les documents comptables.

10.2 : La gestion financière se fait au travers d'un compte bancairel ouvert au nom de l'association. Sont habilités, par leur signature, à débiter ce compte, le Président, le Trésorier, le Secrétaire.

10.3 : Le budget de l'association est présenté par le trésorier; les prévisions de dépenses déterminent le montant de la cotisation des adhérents.

11.1 : Le club assure la protection de tous les membres par un contrat de responsabilité civile multirisque, au cas où leur responsabilité, en tant que membre du club, serait recherchée.

11.2 : Ce contrat ne saurait faire double emploi avec celui souscrit par chaque propriétaire, pour couvrir sa propre responsabilité dans la pratique du camping caravaning, y compris lors des rencontres organisées par le club.

12.1 : La pérennité du club est assurée, entre autres fondements par l'organisation de réunions amicales. Celles-ci sont assurées par des volontaires. Il ne peut être question de désigner d'office un organisateur. Seule la conscience de chacun (vis-à-vis du club et de ses membres) doit inciter chaque adhérent à organiser de temps en temps une réunion.

12.2 : Toute inscription à une activité facturée au club par le prestataire restera due en cas de non-partiicipation, sauf cas de force majeure validé par le bureau.

12.3 : Dans le cas d'annulation d'une activité compromise par des conditions climatiques ou autres, si le prestataire refuse de procéder au remboursement, les frais engagés par le club pour le compte des participants inscrits resteront dûs.

13.1 : Lorsque apparaîtront des faits nouveaux ou une situation particulière nécessitant, soit une précision, soit une obligation, le C. A. pourra décider des modifications à apporter par vote acquis à la majorité relative.

13.2 : Ces modifications ne pourront toutefois être effectives, qu'après le vote de l'Assemblée Générale acquis à la majorité absolue.

14.1 : En collaboration avec un ou plusieurs autres clubs, un ou des adhérents du club S.O. peuvent organiser
une sortie commune. Elle sera programmée dans le calendrier du club S.O. au même titre et dans les mêmes
délais que les sorties habituelles.
Le budget de la rencontre proprement dite est monté sans perte ni profit. Chaque club organisateur gère les
inscriptions et les dépenses de ses adhérents participant. Il prend en charge les frais inhérents aux journées le
concernant, comme pour les organisations classiques des rencontres. Il se fera rembourser des participations
des adhérents des autres clubs par leur trésorier, et le trésorier du S.O. remboursera les autres clubs des
journées « consommées » par ses propres adhérents.

Ce groupe de réflexion et de concertation n'a qu'un rôle de coordinateur pour les questions communes à tous les clubs.

Le Conseil d'Administration du club S.O. désignera ses représentants à cette table ronde.

L'ordre du jour de la réunion est préparé par un représentant du collectif organisateur qui aura sollicité les autres clubs dans un délai qui permet à chaque C.A. de se prononcer sur les questions soulevées, communes à tous les clubs.

Lors de la réunion, c'est un participant pré-co-défini qui anime les débats et un autre qui élabore un compte-rendu soumis aux participants et porté à la connaissance des adhérents des clubs pour information. Si besoin est, les propositions des représentants des clubs sont soumises en retour au C. A. du club, éventuellement en Assemblée Générale, pour devenir exécutoires.

RÈGLEMENT INTÉRIEUR